Tietojen poistaminen deittisovelluksesta

Tilin poistaminen ja tietojen poistaminen ovat eri asioita

Tästä kannattaa aloittaa, koska useimmat pysähtyvät ensimmäiseen ja pitävät asiaa loppuun käsiteltynä.

Painike ”poista tili” poistaa sinut muiden käyttäjien näkyvistä. Tiedot jäävät samalla rekisterinpitäjälle siksi ajaksi, jonka se on itse määrittänyt. Tinder kuvaa turvajakson suoraan: kolme kuukautta tilin sulkemisen jälkeen ja vuosi eston jälkeen, asiakaspalvelun kirjeenvaihto kuusi vuotta ja tapahtumatiedot kymmenen vuotta verovaatimusten vuoksi.

Profiilin piilottaminen ei ole poistamista ollenkaan. Suomalaisella Treffit24:llä piilotettu profiili lakkaa vain näkymästä muille, ja profiilin poistoa ei voi peruuttaa eikä tietoja saa takaisin.

Tietosuoja-asetuksen mukainen poistopyyntö on erillinen toimi, jolla on toiset seuraukset: se velvoittaa rekisterinpitäjän vastaamaan määräajassa ja kertomaan, mitä tarkalleen on poistettu ja mitä on jätetty ja millä perusteella.

Oikea järjestys on siis tämä: lataa ensin omat tietosi itsellesi, jos palvelu sen sallii, lähetä sitten kirjallinen pyyntö ja poista tili vasta viimeisenä. Poistamisen jälkeen ei ole enää mitään, mistä pyytää.

Mitä tarkalleen voi vaatia

Oikeuksia on useita, ja on parempi pyytää suoraan sitä mitä tarvitsee kuin ”kaikkea”.

Tarkastusoikeus antaa jäljennöksen tiedoistasi sekä tiedot käsittelyn tarkoituksista, vastaanottajista ja säilytysajoista. Hyödyllisintä tässä on vastaanottajien luettelo: juuri se näyttää, kenelle tiedot ovat menneet eteenpäin.

Oikeutta tietojen poistamiseen sovelletaan muun muassa silloin, kun tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, tai kun olet peruuttanut suostumuksen, johon käsittely perustui. Deittipalveluissa jälkimmäinen peruste toimii lähes aina, koska suostumus on juuri se peruste, jolla erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään.

Oma säännöksensä koskee niitä, joiden profiili on levinnyt verkossa: jos rekisterinpitäjä on julkistanut tiedot, sen on toteutettava kohtuulliset toimenpiteet, myös teknisiä, ilmoittaakseen muille rekisterinpitäjille vaatimuksestasi poistaa linkit, jäljennökset ja kopiot.

Käytännössä molempia kannattaa pyytää samassa viestissä: ensin jäljennös tiedoista vastaanottajaluetteloineen, sitten poisto. Muuten poistat tiedot saamatta tietää, minne ne ovat ehtineet mennä.

Valmis pyyntöpohja

Kopioi ja täytä omat tietosi. Kielellä ei ole oikeudellista merkitystä, mutta suomalaiselta palvelulta vastaus tulee nopeimmin suomeksi ja kansainväliseltä englanniksi.

Viestin aihe: Pyyntö henkilötietojen poistamiseksi / GDPR data deletion request.

Teksti: ”Käytän täten yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisia rekisteröidyn oikeuksiani. Käyttäjätili: [rekisteröitymisessä käytetty sähköpostiosoite tai käyttäjätunnus]. Pyydän: 1) toimittamaan jäljennöksen kaikista minua koskevista henkilötiedoista, joita käsittelette, mukaan lukien tiedot käsittelyn tarkoituksista, tietoryhmistä, vastaanottajista ja säilytysajoista (15 artikla); 2) poistamaan kaikki minua koskevat henkilötiedot (17 artikla), koska peruutan suostumuksen, johon käsittely perustuu; 3) ilmoittamaan muille rekisterinpitäjille, joille tietoja on luovutettu, vaatimuksestani poistaa linkit ja jäljennökset (17 artiklan 2 kohta). Pyydän vahvistamaan vastaanoton ja antamaan vastauksen yhden kuukauden kuluessa 12 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Pyydän lähettämään vastauksen osoitteeseen [oma sähköpostiosoitteesi].”

Lähetä viesti osoitteeseen, joka on ilmoitettu palvelun tietosuojaselosteessa yhteystietojen tai tietosuojavastaavan kohdalla. Suurilla sovelluksilla on oma lomake – se käy, mutta ota lähettämisestä kuvakaappaus.

Merkitse lähetyspäivä muistiin: juuri siitä kuukausi lasketaan. Se on ainoa asia, jota ei jälkeenpäin voi palauttaa, jos sitä ei ole tallentanut.

Määräajat ja mitä tehdä, jos niitä rikotaan

Määräajat ovat täsmällisiä, ja pelkkä niiden tunteminen muuttaa kirjeenvaihdon sävyä.

Vastaus on annettava ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Määräaikaa voi jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon. Jatkamisesta ja sen syistä on kuitenkin ilmoitettava ensimmäisen kuukauden kuluessa. Kuukauden vaikeneminen ja sen jälkeen viesti ”tarvitsemme lisää aikaa” on jo itsessään rikkomus.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy toteuttamasta pyyntöä, sen on ilman viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa kerrottava kieltäytymisen syyt sekä mahdollisuudesta tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle ja käyttää oikeussuojakeinoja.

Pyyntö on maksuton. Maksun voi periä vain ilmeisen perusteettomista tai kohtuuttomista, erityisesti toistuvista pyynnöistä – ja sen perusteleminen kuuluu rekisterinpitäjälle eikä sinulle.

Jos kuukausi on kulunut eikä mitään ole tullut, lähetä lyhyt muistutus, jossa viittaat ensimmäiseen viestiin ja sen päivämäärään. Usein se riittää: monessa palvelussa pyynnöt katoavat asiakaspalveluun eikä niitä hylätä tietoisesti.

Miten ilmoitus tehdään Suomessa

Tämä on toinen askel, eikä sitä kannata ottaa ennenaikaisesti.

Tietosuojavaltuutettu muotoilee ehdon suoraan: käänny hänen puoleensa vain, jos rekisterinpitäjä on kieltäytynyt perusteilla, joita pidät riittämättöminä. Asioita, joissa rekisterinpitäjän puoleen ei ole käännytty, ei pääsääntöisesti käsitellä.

Lomake lähetetään Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen Turvalomake-palvelun kautta. Sen voi lähettää nimettömänä jättämällä yhteystietokentät tyhjiksi – mutta silloin et myöskään saa vastausta, joten nimettömyydessä on järkeä vain, jos tarkoitus on ilmoittaa rikkomuksesta eikä ratkaista omaa tapausta.

Liitä mukaan kirjeenvaihto: ensimmäinen pyyntö päivämäärineen, rekisterinpitäjän vastaus tai vahvistus siitä, ettei vastausta tullut, ja muistutus, jos sellaisen lähetit.

Vuoden 2024 alusta alkaen toimiston on kolmen kuukauden kuluessa asian vireilletulosta joko annettava ratkaisu tai ilmoitettava sinulle arvio ratkaisuajasta. Jos se ei tee kumpaakaan, asiasta voi valittaa hallinto-oikeuteen. Tosiasiallisen käsittelyn tavoiteaika on kuitenkin yksi vuosi, ja se kannattaa ottaa odotuksissa huomioon.

Toimiston yhteystiedot: sähköposti tietosuoja(at)om.fi, postiosoite PL 800, 00531 Helsinki, puhelin +358 29 566 6700.

Jos profiili on päätynyt hakukoneeseen

Tämä on oma tehtävänsä, ja se hoidetaan rinnakkain eikä jälkeenpäin.

Poistovaatimus esitetään sekä sivuston omistajalle että hakukoneelle itselleen – vastaanottajia on kaksi, eikä hakukoneen vastaus riipu sivuston vastauksesta.

Tietosuojavaltuutettu muotoilee järjestyksen näin: ota suoraan yhteyttä hakukoneeseen ja vaadi hakutuloksen poistamista, ja erikseen sivuston julkaisijaan – sivustolla on yleensä ylläpitäjän tiedot, joihin poistopyynnön voi osoittaa.

Määräajat ovat samat: kuukausi ja monimutkaisessa tapauksessa jatko kolmeen kuukauteen.

Raja on tärkeä ymmärtää: poisto hakukoneesta poistaa sivun hakutuloksista mutta ei poista itse sivua. Siksi on käännyttävä molempien puoleen.

Sen, päätyykö profiilisi hakemistoon, voi tarkistaa etukäteen ennen rekisteröitymistä – katso mikä oikeasti pysyy piilossa.

Mitä omien tietojen latauksesta kannattaa etsiä

Useimmat pyytävät jäljennöksen tiedoistaan eivätkä arkiston saatuaan avaa sitä: tiedostot näyttävät lukukelvottomilta. Hyödyllisin osa on kuitenkin juuri siellä.

Ensimmäisenä kannattaa etsiä vastaanottajien luettelo. Tarkastusoikeuden nojalla rekisterinpitäjän on kerrottava paitsi se, mitä se sinusta säilyttää, myös se, kenelle se on tietoja luovuttanut. Yleensä tämä on oma osionsa vastauksessa tai tiedosto nimeltä partners tai third parties. Jos vastaanottajat on kuvattu sanoilla ”kumppanit ja palveluntarjoajat” ilman nimiä, se on syy tarkentavaan viestiin: yleistys ei ole vastaus.

Toisena säilytysajat tietoryhmittäin. Ei yleistä lausetta vaan täsmällisyyttä: kuinka kauan profiilia säilytetään, kuinka kauan viestejä ja kuinka kauan maksutietoja. Ero sen välillä, mitä sivuston selosteessa lukee ja mitä sinulle lähetettiin, on jo itsessään tietoa.

Kolmantena se, mitä et ole itse syöttänyt. Latauksista löytyy säännöllisesti enemmän kuin ihminen muistaa: toisten profiilien katseluhistoria, jokaisen kirjautumisen ajankohta, laiteluettelo ja likimääräiset koordinaatit. Juuri tämä on se käyttäytymiskerros, joka kertyy itsestään.

Neljäntenä poistettu aineisto. Arkistosta löytyy usein viestejä ja kuvia, jotka olet poistanut käyttöliittymästä. Poistaminen näytöltä ja poistaminen tietokannasta ovat eri toimenpiteitä, ja lataus näyttää sen havainnollisesti.

Ja käytännön neuvo: tallenna arkisto ennen kuin lähetät poistopyynnön. Poistamisen jälkeen et voi enää tarkistaa etkä vedota sisältöön, ja juuri sitä tarvitaan, jos asia etenee ilmoitukseen.

Tavalliset kieltäytymiset ja mitä niihin vastataan

Kolme muotoilua esiintyy muita useammin, ja kaikki kolme puretaan yhtä rauhallisesti.

”Meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiedot.” Joskus tämä on totta – esimerkiksi tapahtumatietoja säilytetään tosiaan verovaatimusten vuoksi. Velvollisuus koskee kuitenkin tiettyjä tietoryhmiä eikä kaikkea. Pyydä yksilöimään, mitkä tiedot ja minkä säännöksen nojalla, ja poistamaan loput.

”Pyyntöänne käsitellään” ilman päivämäärää. Vastaus: viittaa 12 artiklan 3 kohtaan ja pyydä joko vastausta tai ilmoitusta määräajan jatkamisesta perusteluineen, ja mainitse ensimmäisen viestin päivämäärä.

”Poistakaa tili asetuksista.” Vastaus: tilin poistaminen ei ole sama asia kuin henkilötietojen poistaminen, ja käytät 17 artiklan mukaista oikeutta etkä pyydä profiilin sulkemista.

Sävy kannattaa pitää kirjeenvaihdossa asiallisena ja lyhyenä. Tunteet eivät nopeuta, mutta viittaus täsmälliseen artiklaan päivämäärineen nopeuttaa, koska se siirtää viestin asiakaspalveluun tulevista yhteydenotoista niiden pyyntöjen joukkoon, joista rekisterinpitäjällä on vastuu.

Mitä sinusta ylipäätään kerätään ja miksi laki on täällä tavallista tiukempi, on käyty läpi sivulla mitä sovellukset sinusta keräävät.

Toimintajärjestys ja määräajat

Pyyntö on maksuton. Maksu on sallittu vain ilmeisen perusteettomista tai toistuvista pyynnöistä, ja sen perustelee rekisterinpitäjä.

Usein kysyttyä

Lähteet

• Tietosuoja-asetus, 12, 15 ja 17 artikla — määräajat, tarkastusoikeus, poisto
• Tietosuoja.fi: tarkastusoikeus ja määräajat
• Tietosuoja.fi: ilmoitus tietosuojavaltuutetulle — ensin rekisterinpitäjälle
• Tietosuoja.fi: ilmoitus henkilötietojen käsittelyn puutteesta — Turvalomake, voi tehdä nimettömänä
• Tietosuoja.fi: hakukoneet
• Tinder: säilytysajat poiston jälkeen
• Suomi24 / Treffit24: tietojen käsittelyn kuvaus